Gestión Administrativa

1. Planear, organizer, dirigir, ejecutar y controlar en el ámbito institucional de su cometencia, los procesos técnicos de los sistemas administrativos vinculados a la gestion de recursos humanos, abastecimiento, contabilidad, tesorería, gestion patrimonial, almacén y los servicios generales.
2. Ejecutar el presupuesto anual de la UGEL, en conformidad a los planes aprobados.
3. Proponer a la Dirección de la UGEL el Plan Anual de Contrataciones y supervisar su cumplimiento.
4. Proponer directivas y normas de aplicación en el ámbito de la UGEL relacionadas con ios sistemas administrativos de gestión de abastecimiento, contabilidad y tesorería.
5. Participar en coordinación con la Oficina de Gestión Institucional en las fases de programación y formulación del presupuesto anual, así como conducir su fase de ejecución.
6. Efectuar el control previo y recurrente de las operaciones financieras de la UGEL.
7. Gestionar y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAC en coordinación con el Área de Abastecimiento.
8. Disponer y ejecutar de manera eficiente y oportuna el suministro de bienes y servicios, que requieran las diferentes dependencias y unidades orgánicas de la UGEL para su funcionamiento.
9. Celebrar actos y contratos dentro de las condiciones, montos y plazos que establece el marco legal vigente.
10. Supervisar la administración y el control patrimonial de los bienes muebles e inmuebles de la UGEL, así como la actualización del margesí de bienes.
11. Supervisar y controlar los procedimientos de selección de acuerdo al PAC.
12. Establecer mecanismos que permitan el adecuado registro y acceso a la información y operatividad de la Dirección Nacional del Tesoro Público en el SIAF, por parte del responsable.
13. Identificar y determinar necesidades de mejora en infraestructura, mobiliario y equipamiento educativo, priorizando necesidades y demandas de mejora en los servicios educativos del ámbito local.
14. Brindar asistencia técnica a los directores de los servicios educativos públicos en laejecución del presupuesto para el mantenimiento de locales escolares.
15. Implementar la simplificación administrativa y la mejora continua de los procesos priorizados.
16. Disponer la realización de medidas de seguimiento y verificación preventiva y correctiva del estado y uso de los recursos financieros, tales como arqueo de fondos y/o valores y conciliaciones.
17. Coordinar e implementar el Plan de Control Interno Institucional, Mapeo y Matriz de Riesgos en el marco normativo del Sistema de Control Interno.
18. Implementar acciones en materia de transparencia, ética pública, lucha contra la corrupción e integridad en el marco de la normativa applicable.
19. Proponer directivas, procedimientos, metodologías e instructivos internos orientados a asegurar una adecuada labor que permita mejorar su gestión en materia de su responsabilidad.
20. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato en ei marco de sus competencias o aquellas que les corresponda por norma expresa.

FUNCIONES EN MATERIA DE CONTABILIDAD.

1. Gestionar los procesos vinculados a la gestión contable de hechos económicos, financieros y patrimoniales conforme a las disposiciones normativas del Sistema Nacional de Contabilidad.
2. Elaborar los libros contables y presupuestarios.
3. Coordinar, ejecutar y controlar en el ámbito de la UGEL, los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos vinculados a la gestión de Contabilidad.
4. Generar los estados financieros de la UGEL efectuar los análisis de cuentas contables y las conciliaciones con las áreas correspondientes.
5. Realizar la fase de ejecución presupuestaria en su etapa del devengado en el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF del sector público.
6. Proponer y hacer aprobar directivas internas y normas de aplicación en el ámbito institucional de la UGEL relacionadas con los Sistemas Administrativos de gestión de Contabilidad.
7. Realizar el control previo de rendiciones del fondo para pagos en efectivo y de entregas a rendir cuentas (viáticos y encargos) por toda fuente de financiamiento en el SIAF
8. Las demás funciones que le asigne su superior innnediato en el marco de sus competencias o aquellas que les corresponda por norma expresa vigente.

SON FUNCIONES EN MATERIA DE TESORERÍA

1. Coordinar y ejecutar las fases del proceso de gestión del flujo y pasivos financieros en el ámbito de la UGEL, vinculados a la gestión de Tesorería, así como integrar alpliego la información financiera de la unidad presupuestal en armonía con el Decreto Legislativo N° 1441 , del Sistema Nacional de Tesorería.
2. Proponer y aplicar normas, lineamientos y directivas internas, así como realizar seguimiento y evaluación de su cumplimiento, conforme a la normativa del Sistema Nacional de Tesorería.
3. Gestionar la ejecución financiera del gasto en su fase de girado, a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF- SP) o el que lo sustituya.
4. Ejecutar el proceso de recaudación, depósito y conciliación de los ingresos generados por la UGEL, por las diferentes fuentes de financiamiento, efectuando su oportuno registro en el SIAF-SP o el que lo sustituya.
5. Implementar la aplicación de medidas de seguridad para la custodia y traslado del dinero en efectivo, así como para la custodia de cheques y documentos valorados en poder de la UGEL.
6. Implementar medidas de seguimiento y verificación del estado y uso de los Fondos Públicos, que comprende arqueos de los flujos financieros y/o valores, conciliaciones, y demás acciones que determine el ente rector.
7. Implementar la gestión de riesgos fiscales en la UGEL.
8. Revisar y realizar rendiciones del fondo para pagos en efectivo y de entregas a rendir cuentas (viáticos y encargos) por toda fuente de financiamiento en el SIAF.
9. Registrar la conciliación de cuentas de enlace en el módulo de Tesorería, los saldos de cuentas en el Módulo de Información Financiera (MIF), y los pagos por sentencias judiciales en el Módulo de Sentencias del MEF.
10. Controlar y verificar la autenticidad de las fianzas, garantías y pólizas de seguros en custodia de la UGEL, de acuerdo, a la normatividad vigente.
11. Emisión de comprobantes de pago, en forma cronológica, ordenada y sistemática.
12. Efectuar ei registro cronológico de comprobantes de pago.
13. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato en el marco de sus competencias o aquellas que les corresponda por norma expresa vigente.

FUNCIONES EN MATERIA DE ABASTECIMIENTO.

1. Gestionar la ejecución de los procesos vinculados a la Cadena de Abastecimiento Público, en el marco de lo dispuesto en la normativa del Sistema Nacional de Abastecimiento.
2. Proponer y aplicar normas, lineamientos, directivas y buenas prácticas de gestión interna sobre la operatividad del Sistema Nacional de Abastecimiento en la UGEL.
3. Coordinar, consolidar y elaborar la programación multianual de los bienes y servicios requeridos por las unidades de organización de la UGEL, a través de la elaboración del Cuadro Multianuat de Necesidades.
4. Coordinar, programar, ejecutar e informar transparentemente los procesos de obtención de bienes, servicios requeridos por la UGEL-
5. Elaborar el plan anual de adquisiciones
6. Efectuar compromiso de gastos en el sistema integrado de gestión administrativa SIGA y sistema integrado de administración financiera SIAF
7. Adoptar y prever medidas sobre control de calidad uso y mantenimiento de vehículos, conservación de los bienes, seguridad en distribución de materiales
8. Planificar y controlar la ejecución de los procesos de selección de bienes, servicios y otros
9. Elaborar compromisos de pago de PRONOEI
10. Elaborar propuestas de modificación presupuestal
11. Elaborar la programación mensual de gestión pedagógica la calendarización y distribución de materiales y recursos educativos.

 

 

 

FUNCIONES EN MATERIA DE GESTIÓN PATRIMONIAL:

1. Programar, dirigir y controlar las acciones referidas al registro, administración, supervisión de los bienes de propiedad de la UGEL y de los que se encuentren bajo su administración, en concordancia con las normas legales del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
2. Identificar, codificar y dar de alta a los bienes patrimoniales adquiridós bajo cualquier modalidad.
3. Mantener actualizado el control individual de asignación de bienes patrimoniales en el sistema de bienes patrimoniales.
4. Mantener actualizado el margesí de bienes muebles e inmuebles de la UGEL. E IIEE.
5. Identificar los bienes muebles y equipos de la UGEL para proceso de baja y/o disposición final de incineración y/o destrucción previa valuación de los misrnos deacuerdo a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
6. Proponer y aplicar lineamientos y directivas internas, así como realizar seguimiento y evaluación de su cumplimiento, conforme a la normativa del Sistema de Bienes Nacionales SBN.
7. Efectuar las acciones que correspondan para el saneamiento físico, técnico, legal y registro en la SUNARP del patrimonio inmobiliario que se encuentran en el ámbito de responsabilidad de la UGEL.
8. Conducir el inventario, registro y control patrimonial de bienes muebles e inmuebles que posea la UGEL sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición. En el caso de equipos informáticos deberá ser en coordinación con el área competente conforme a la normativa del parque informático.
9. Remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales copia de los expedientes que sustentan la disposición, administración y gestión patrimonial de los bienes patrimoniales.
10. Coordinar con las áreas de Contabilidad y Presupuesto para la conciliación y ajustes financieros de los bienes de activo fijo y bienes no depreciables.
11. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustentan el ingreso,baja y transferencia de bienes patrimoniales de la UGEL.
12. Emitir opinión técnica en aspectos de su competencia.
13. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato en el marco de sus competencias o aquellas que emita el ente rector.

FUNCIONES EN MATERIA DE ALMACÉN

1. Administrar el almacén de la UGEL bajo normas de seguridad y sistemas de protección de bienes, mantenimiento y conservación de los mismos.
2. Controlar las operaciones de recepción, registro de los bienes materiales a través de las tarjetas de existencia valoradas de almacén, así como velar por su conservación.
3. Verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la UGEL.
4. Elaborar las Notas de Entrada al Almacén (NEAS) y Pedidos de comprobante de salida (Pecosas) para su registro correspondiente en el SIGA.
5. Registrar y controlar los bienes y suministros en los Kardex de acuerdo a normas.
6. Mantener permanentemente actualizada la documentación para su posterior confrontación al momento de realizar el inventario.
7. Ingresar y despachar los pedidos de comprobantes de salida (Pecosas) de almacén.
8. Informar al Responsable de Gestión Patrimonial sobre los bienes patrimoniales adquiridos para su respectivo registro y codificación.
9. Establecer diagnósticos de seguridad para el resguardo y conservación de materiales puestos bajo su responsabilidad.
10. Informar mensualmente sobre movimiento de ingreso y salida de los bienes. y materiales a la Oficina de Contabilidad a través de Resúmenes Contables de Almacén.
11. Realizar inventarios periódicos de bienes y materiales de almacén
12. Conducir, verificar y controlar el registro de combustibles mediante vales de combustible de las diferentes áreas usuarias de la UGEL.
13. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato.

FUNCIONES EN MATERIA DE SERVICIOS GENERALES:

1. Solicitar el soporte técnico para la reparación de los desperfectos y/o remodelaciones del local, el mobiliario y los equipos de las Oficinas.
2. Verificar el estado de conservación y/o limpieza del local e instalaciones y asegurar que se encuentren en las mejores condiciones de uso.
3. Brindar seguridad perimetral a las instalaciones del local de la UGEL.
4. Controlar el ingreso y salida de personas en las puertas de acceso al local/es de la UGEL.
5. Proporcionar y supervisar los servicios generales referidos a seguridad y vigilancia, limpieza y otros de similar naturaleza de la UGEL.
6. Cautelar por la seguridad de los bienes muebles, maquinarias, equipos de oficina yotros bienes de propiedad de la UGEL.
7. Registrar y controlar la salida y regreso diario de todos los vehículos motorizados menores y mayores de la UGEL; asimismo, verificar la vigencia de la póliza de seguro vehicular y el seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT
8. Proponer mejoras para el funcionamiento de los servicios generales de la entidad.
9. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato.

FUNCIONES EN MATERIA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL.

1. Planificar, organizar controlar el sistema de trámite documentario, la atención al ciudadano y el archivo.
2. Conducir y supervisar los procesos de recepción, registro, clasificación y distribución de la documentación que ingresa y egresa de la Unidad de Trámite Documentario hacia las unidades de la organización de la UGEL.
3. Atender y orientar al público usuario sobre el trámite a seguir sobre sus peticiones, así como informar sobre el estado situacional de sus expedientes o documentación presentadas para trámite.
4. Diseñar e implementar estrategias que permitan atender al ciudadano de forma eficiente y oportuna.
5. Velar por la calidad en la atención al ciudadano conforme a normatividad vigente.
6. Desarrollar, implementar y monitorear estrategias y acciones de comunicación interna y externa, online y en medios masivos, promoviendo la transparencia de las acciones que realiza la UGEL.
7. Promover espacios de coordinación con la sociedad civil, municipios distritales, medíos de comunicación y otras instituciones.
8. Promover y supervisar la modernización, automatización y virtualización de los procesos y procedimientos de trámite documentario y archivo de la UGEL
9. Administrar y conducir las actividades del sistema de archivo pasivo documentario institucional
10. Administrar y custodiar el acervo documentario de la UGEL destinado al archivo, en base a normas de conservación para documentos archivísticos, la Ley del Archivo de la Nación, el Procedimiento Administrativo General y la Ley de Gobierno Digital.
11. Sistematizar y difundir las buenas prácticas educativas en la comunidad de su jurisdicción.
12. Otras funciones que disponga su inmediato superior.

FUNCIONES EN MATERIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES:

1. Planear, organizar, ejecutar y controlar, en el ámbito de la UGEL, los procesos técnicos de gestión de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
2. Coordinar y promover la implementación de los sistemas de Gobierno Electrónico, Gobierno Digital, Gestión Documentaria Digital, Transformación Digital, Interoperabilidad de la UGEL con la DRE.
3. Formular, evaluar y actualizar el Plan Anual de Contingencias y el Plan Operativo Informático de la UGEL.
4. Gestionar de manera integral las actividades de instalación, mantenimiento preventivo y correctivo así como de renovación de equipos, software, hardware y redes.
5. Brindar asistencia, mantenimiento y soporte técnico a las unidades de organización de la UGEL.
6. Asesorar, evaluar y brindar especificaciones técnicas en las adquisiciones de los equipos informáticos y accesorios para las distintas unidades orgánicas.
7. Administrar y mantener actualizado el uso del internet, la página web y portal de transparencia.
8. Proponer e impulsar las soluciones tecnológicas para mantener en condiciones óptimas la operatividad los equipos informáticos de la UGEL.
9. Proponer herramientas para la gestión de las tecnologías de la información y comunicaciones planes, manuales y directivas internas tendientes a optimizar la gestión de las tecnologías de la información y comunicación en la UGEL.
10. Mantener el registro y control del parque informático.
11. Desarrollar aplicativos informáticos de seguimiento y control de actividades, plataformas educativas, digitalización de documentos y resguardo de backups de los diferentes sistemas de la UGEL.
12. Administrar, supervisar y mantener la operatividad del software público desarrollado o adquirido y que haya sido incorporado a la red informática de la UGEL.
13. Proponer la adaptación de nuevas TIC que optimicen recursos y procedimientos en la gestión de la UGEL
14. Proponer el proceso de baja de equipos informáticos malogrados, obsoletos o que hayan cumplido su vida útil en el marco de la normativa sobre la materia en coordinación con Patrimonio.
15. Promover y ejecutar la generación de archivos de respaldo (back ups), niveles de acceso y seguridad, así como administrar los servicios internos de telefonía, comunicaciones y mensajería electrónica
16. Proponer y desarrollar acciones orientadas a la modernización y actualización de los equipos informáticos de la UGEL
17. Las demás funciones que le asigne la Unidad de Gestión Administrativa o aquellas que le corresponda por norma expresa.